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所內事務
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行政服務功能說明
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- 總務維修(只要有電腦帳號即可填寫,主要管理者:水電工程)
如:燈具、漏水、噪音、冷氣等等庶務類之報修通報,透過系統填寫可以解決臨時找不到負責人,系統會自動通知主要及代理之負責人,告知狀況,處理後可以回覆報修者,這些資料還可以作為備料的依據,老闆也可以知道報修及處理狀況。
- 電腦電話維修 (只要有電腦帳號即可填寫,主要管理者:資訊室)
如電腦設備、網路及話機、電話系統等等電腦通訊類之報修。可以整理出FAQ,及耗材準備。
- 請購單(只要有電腦帳號即可填寫)
舉凡院內、院外、所內之各種計畫經費來源,要進行採購前都必須經此一請購程序,只要是有報到過的每位助理都可以簽入幫所屬老師採購,系統會根據登入者之所屬老師而表列其所有參與之計畫,避免用錯經費情事,若有特殊管理人員可以請「會計」設定其管轄之計畫權限。
- 行政專區(只允許行政人員)
專供行政人員儲存共用文件或各種資料之儲存區,供行政人員分享。
- 工作日誌(只要有電腦帳號即可填寫)
提供行政技術人員填寫每日工作日誌,所有資料可以整理出一個所一年的工作行程,也可以讓自己審視自己的整個工作狀況。此系統整合公文系統、公告系統及日誌之功能,可以自動發信通知及提醒,亦可自訂發信通知時間。
- 加班申請(只允許行政人員)
提供加班線上申請,副所長審核,時數計算、表格產生等功能,結合考勤系統,目 前只有行政人員嚴格執行。
- 考勤系統(只允許行政人員)
結合門禁刷卡,提供行政技術人員考勤作業,可以上網察看自己的刷卡紀錄及出勤狀況。
- 請假系統(只要有電腦帳號即可填寫)
提供全所人員線上請假、審核、統計。會依據規定提醒可請假時數,請什麼假需要繳交什麼證明,然後寄信通知老師審核,再交由人事確認。
- 新進人員到職
新進人員在報到時需要繳交一些證明書,這些證明書又都必須填寫自己的基本資料,於是為方便報到者及承辦人員,由報到者填完基本資料後,即可列印出所有該繳交的資料表如:聘用契約書、智慧財產權契約書、勞退提撥調查表、薪資帳戶資料表、電腦帳號申請單等等資料表,簽完名後繳到該繳的組室。
- 離職程序
簡化程序,欲離職人員可以上網填寫預定離職日期、離職後去處、離職原因等等資料後即可列印出「簽文」請老師簽名,系統也會順便通知所屬老師及所有行政人員,通知大家有誰預定離職,就可以開始處理一些該處理之事務。
- 日薪領據填報
提供日薪受聘者自行上網填寫薪資領據(填寫者必須輸入身份證字號及生日確認身份),系統會根據報到時所參與的計畫顯示支付薪資的計畫,點選工作日期、內容及金額,然後列印領據請所屬老師簽名,繳交至人事請款。